КЭП и МЧД для бизнеса: кто подписывает электронные документы

Квалифицированная электронная подпись для бизнеса используется по разным правилам в зависимости от того, кто подписывает документ: руководитель организации, индивидуальный предприниматель или представитель. Ошибка в этой цепочке может привести к тому, что полномочия подписанта придётся дополнительно подтверждать.

Руководитель юридического лица

Лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности, получает квалифицированный сертификат в Удостоверяющем центре ФНС России. Сертификат связан со статусом руководителя и используется для юридически значимого электронного взаимодействия в пределах применимых информационных систем.

Индивидуальный предприниматель

ИП также относится к категориям получателей сертификата КЭП в Удостоверяющем центре ФНС России. Порядок получения зависит от выбранного способа идентификации и технических условий, поэтому перед оформлением имеет смысл проверить актуальную памятку ФНС.

Представитель компании

Для представителя действует другая логика: используется квалифицированная электронная подпись физического лица, а полномочия действовать от имени организации или ИП подтверждаются машиночитаемой доверенностью, когда законодательство и конкретная информационная система требуют МЧД.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность — электронная доверенность установленного формата. Она позволяет информационной системе автоматически проверить полномочия представителя. ФНС предоставляет сервисы для создания и проверки доверенностей в электронной форме.

Что проверить до получения подписи

• кто фактически будет подписывать документы;
• от чьего имени совершаются действия;
• в какой системе будет применяться подпись;
• нужна ли МЧД и какой объём полномочий в ней требуется;
• подходит ли имеющийся носитель и программное обеспечение.